フリーランスの方必見！仕事の効率を上げるタスク管理ツールとは

ツールを使ってタスク管理

業務を効率よく進めるには、タスク管理がキーポイントです。特にフリーランスの場合は誰もフォローしてくれないので、しっかりと自己管理をする必要があります。手帳やスケジュール管理のアプリを使用している人もいるでしょうが、それらはあくまでもメモに過ぎません。予定の把握はできたとしても、業務の現況や納品に向けての業務配分などは一見では分かりづらいでしょう。 そこでご利用いただきたいのが「タスク管理ツール」です。タスク管理をすることで、業務の配分や進捗、今後の見通しなどが把握しやすくなります。 ここでは、フリーランスにおすすめのタスク管理ツールとして、「TaskChute」と「Toodledo」「Todoist」の3つをご紹介。これらはそれぞれ、使用感や機能、目的などが異なっています。タスク管理ツールを最大限に活用するためには、自分にとって使いやすいツールを選ぶことが何よりも重要です。 まずは、いくつかあるタスク管理ツールを実際に使い、じっくりと比較してみてください。使い勝手や自分との相性などを図りつつ、無料プランの範囲で使うか有料プランを使うかも含めてよく吟味しましょう。自分に最適なタスク管理ツールを選択することは、ミスを減らしさらに仕事を効率化することに繋がります。

Excel派ならTaskChute

Excelに馴染みがある方は「TaskChute」が使いやすいでしょう。Excelをベースに作られた「TaskChute」は見た目も非常にシンプルで、感覚的に扱いやすいと言われています。多機能なツールではありますが、一言でいうと、「作業時間の測定機能が付いたTodoリスト」というイメージです。 「TaskChute」の作業内容欄をTodoリストとして考え、事前にやるべきタスクを入力しておきましょう。その際に、タスク作業に要する見積もり時間も入力しておいてください。作業が終わり、実際にかかった時間を入力すると自動的にプラマイの時間差を示してくれます。 この繰り返しで、タスクごとの作業時間を細かく集計。見積もり時間と作業にかかった時間、1日の合計作業時間を並べて見ることができるシステムです。4週間先までの総作業時間見積機能が付いているので、その後の作業見通しや見直しがしやすくなるというメリットもあります。 また、作業前のヒント表示機能、作業完了後の評価・コメント入力機能、ハイパーリンク機能なども標準装備。ベーシックでありながらも、視覚的にインパクトの強いツールです。 もちろん他にも優秀な機能があり、ユーザーによっては、存分に使いこなしている方もいます。下記のような機能をカスタマイズできるのも、「TaskChute」の強みです。

• ショートカットキー割当
• 作業見積時間カウントダウン機能
• 差分表示のバリエーション指定（作業単位、1日単位、1週間単位、見積時間を基準とした％表示など）
• 業務内容分析機能（作業時間の割合推移など）

最新の「TaskChute」は有料ですが、旧バージョンは無料で使えます。まずはお試しに旧バージョンを使ってみてはいかがでしょう。そのうえで、より充実した機能を求めるのであれば、有料版を使うことをおすすめします。

1日のタスクをどの順番で片づけていけばいいかがよくわかり、時間管理の習慣をつけることができるシンプルながら心強いツールです。

とにかく多機能を求めるならToodledo

多機能なタスク管理ツールを求めるのであれば、「Toodledo」はいかがでしょうか。「Toodledo」は、複数の機能を持つリスト型のタスク管理ツールです。このツールの特徴は、仕事のスケジュールはもちろんのこと、作業から生活まで一元的に管理できること。イメージが掴みやすいように、「Toodledo」の機能面からアプローチしていきましょう。 「Toodledo」は、次の5つの機能を備えています。

• タスク（tasks）を作成、管理
• ノート（notes）を作成
• リスト（lists）を作成し、タスクをカテゴライズ
• アウトライン（Outlines）を作成
• ハビット（Habits）で日々のルーティンを管理

この中で、基本の機能となるのがタスクの作成と管理です。ノート機能においては、ノートブックと同感覚で利用でき、リスト作成にあたっては、各タスクをカテゴリー別に分類しオリジナルのリストを作ることができます。またそれらを会社やチーム、家族と共有したり、外部サービスと連携したりすることも可能です。各種デバイスでも使用ができるため、より自身の生活に密着した効率の良いタスク管理ができるでしょう。 これらの機能は、どれかひとつに絞って使用することも、複合的に活用することもできます。つまり、「Toodledo」は、ユーザー自身が自分に合う使い方を選べるタスク管理ツールなのです。 なお、「Toodledo」は有料版でも年間1,000円ほどとリーズナブルですが、無料版でも十分な機能を備えています。しばらく無料版を使ってみてから考えても遅くはありません。

タスク管理入門編としてはもちろんのこと、信頼性と柔軟なカスタイマイズ性から各業種のプロフェッショナルにもおすすめできるツールです。

デザイン性を意識するならTodoist

「Todoist」は、あらゆるデバイス環境で利用可能なタスク管理ツールです。多機能でありながら操作は直感的。軽快な操作性、機能性を備えたバランスの良いタスク管理ツールとして圧倒的に利用されています。管理が煩わしくないという点も人気の要因です。 「Todoist」に備わっている代表的な機能には、以下のような特色があります。

• タスク登録が気軽にできる
• 各種操作が直感的にできる
• やり忘れを防止するリマインダー機能つき
• さまざまなアプリケーションとの連携
• プロジェクトの共有と割り当て
• 効率的なコラボレーション

これらの機能は、どのようなデバイスでも使えるので、他の人とデータを同期したい場合にも便利です。また、タスクの登録時に優先順位をクリックひとつでつけられるなど、シンプルでわかりやすい工夫も盛りだくさん。進捗状況のグラフや完了したタスクのレビューを確認できたりと、生産性の向上に役立ちます。 では、実際「Todoist」は、どのような人に向いているのでしょうか？操作が手軽にできることや、互換性があることから、多くは個人での利用が多いようです。また、強い自己管理が必要なフリーランス、情報の共有が重視される小規模のプロジェクトチームなどの利用も多数見られます。使い勝手の良さに加え、手のひらサイズで管理できる便利さも魅力のひとつです。 なお、「Todoist」には、無料版と有料版があります。まずは、基本的な機能が使える無料版をお試しください。その上で、有料版のプレミアムやビジネスモデルを検討されるほうが良いでしょう。

使いやすくかつ拡張性も高いタスク管理ツールで、様々なサービスとの連携を行うこともできます。