タスク管理が上手なフリーランスのスケジュール調整術

タスクの優先順位を理解している

フリーランスとして活躍していれば、複数のタスクを同時に抱えることもあるでしょう。ときには、締切日が重なり何から手を付けてよいか分からなくなってしまうこともあるかもしれません。そのようなとき、タスク管理が上手な人は冷静にタスクの優先順位を見極めていきます。そして、より重要でより緊急性の高い案件から着手していくのです。締め切り間近の重要なタスクはもちろん最優先。締切が近いものの重要度が低いものについては、最優先タスクの目処がついてから取り掛かります。優先順位が明確になると、今やるべきことがはっきりと見えてきます。仕事に迷いがなくなる分、より集中して作業に取り掛かることができるのです。

タスクにかかる工数を予測できる

正確な工数予測ができるのも、タスク管理が上手なフリーランスの特徴の一つ。予定工数と実績工数の差が小さいほど、スケジュールどおりに仕事が進み、納期遅延のリスクを減らせる可能性が高まります。実際の工数に近い工数を予測できるようになるためには、ある程度の経験も必要。自分がどの作業にどれくらいの時間がかかるかを把握することで、より現実的なスケジュールを組むことができるようになるでしょう。スケジュールどおりに物事が進むと、時間はもちろん心の余裕も生まれやすくなります。普段から一つの作業にどれくらいの工数がかかっているのか意識することが大切です。

スケジューリングに余裕がある

多くの仕事を獲得したいからといって、タイトなスケジュールを組むのは避けたほうが無難。予期せぬトラブルや急な依頼があったときに、対応できなくなってしまう可能性があるためです。一つの案件に遅延が生じたばかりに、全体の進捗が後ろ倒しになってしまうリスクもあります。反対に、スケジュールに余裕があればイレギュラーな事態に陥ったとしても落ち着いて対応できるでしょう。質の高い仕事を提供することにも繋がるはずです。

スケジュールの「見える化」ができる

タスク管理が上手な人は、スケジュールを「見える化」することで、常に進捗状況を把握。クライアントとの打ち合わせ日やタスクの着手日、完了予定日、最終納期日など、一連の流れがひと目で確認できるようにしています。なかには、大きなタスクを細かく区切り、小さなゴールを自ら設定するケースもあるようです。小さなゴールをクリアするたびに達成感を味わえるため、モチベーションの維持にもつながります。ガントチャートやタスク管理ツールなどを活用し、スケジュールを見える化しているフリーランスも多いです。