フリーランスのタスク管理のコツは5W1H

5W1Hの発想でタスクを管理する

5W1Hの中のwhat・why・when・where・howという5つの要素に注目してみましょう。何を・なぜ・いつ・どこ・どのようにという視点でタスク管理することで、より効率的に仕事をこなせるようになります。タスクとして書き出すのは「何を」と「いつ」で、「なぜ」「どこで」「どのように」は頭の中でじっくり考えるべき要素です。

「何を」と「いつ」がタスク管理の基本

タスク管理の基本は「何を」するかを細分化することです。タスクを細分化する際には、ただタスクをリスト化していくだけではなく、見てわかりやすいようジャンル分けしておきましょう。付箋やカラーマーカーなどを使って色分けするとタスクの見落としを防げます。次に必要なのが「いつ」という視点です。何をいつまでにやればいいのかを明確にすることで、効率的な時間の使い方ができるようになります。1日24時間あるうちの何時間を睡眠やプライベートに使うのかをまず決めて、作業時間を確定させましょう。時間を自由に使えるフリーランスだからこそ、ダラダラと仕事を続けないための時間管理が重要です。それでも、朝働くのか夜働くのかは自分が集中できる時間帯を自由に選ぶことができます。集中力を必要とする作業は前半にして、間に休憩時間を入れてその他の作業を後半に持っていくようにすると、無計画に作業するよりはるかに効率的に働くことができるでしょう。

「なぜ」を考えることが重要

タスクにすれば安心だからと、タスクを乱立させるのは失敗のもとです。タスク化する際は、「なぜ」それをやるのかについて考えましょう。報酬面があまり良くないのに惰性で請け負っているようなタスクがあるなら、それを請け負い続ける理由が本当にあるのか考え直してみましょう。作業できる時間には限りがあるので、効率化のためのタスク整理はフリーランスが生き残っていくためには必要なことです。

「どこで」「どうやって」仕事をするのかを考える

自宅の一室だけでなく、取引先やカフェ、コワーキングスペースなどのような自宅外での作業をするフリーランスも大勢います。作業がはかどる場所は個人の好みによるところなので、どのタスクを「どこで」作業すれば最も効率的なのかについても考えておきましょう。同じ作業でも場所が変化するだけで集中力がアップすることが少なくありません。いろいろな場所での作業を経験してみるのもタスク管理を最適化するのに役立ちます。「どうやって」の部分は、時間や場所に関係なく考えられる要素です。タスクをどうやってこなすかを頭の中である程度組み立てておくと、スムーズにタスクを消化できます。